Nas licitações públicas, é comum surgirem dúvidas, todos os anos, sobre o período adequado para apresentar as escriturações contábeis do exercício social anterior.
O termo "exercício social", em linguagem simples, refere-se ao mesmo que "exercício fiscal" ou "ano civil", já que todos coincidem, apesar de seus conceitos variarem levemente. Ao término de cada ano, o período contábil da empresa é encerrado, sendo necessário formalizar um balanço das entradas e saídas, juntamente com outros detalhes pertinentes.
Entretanto, há uma questão relevante: qual é o prazo estipulado para a elaboração desse balanço contábil?
Para ajudar na compreensão desse tópico, compartilhei anteriormente uma resposta em grupos de discussão que participo, respondendo a um colega profissional que tinha essa mesma dúvida.
Abaixo segue minha resposta levemente adaptada e aumentada.
IMPORTANTE: Este artigo aborda o tema de forma teórica e pode não ser diretamente aplicável ao seu cenário específico. Se deseja discutir a situação da sua empresa ou entidade, por favor, entre em contato conosco utilizando as informações disponíveis no final do artigo.
Consulente:
Bom dia! Qual a validade do balanço patrimonial de 2023? Ele pode ser usado até que data para licitação?
Resposta:
Obviamente, a primeira coisa que você deve observar é o edital: quanto mais claro ele for nesse sentido menos a gente procura informações fora.
A segunda é se a empresa que você representa é ou não ME/EPP pois tem a opção de fazer a escrituração contábil da forma tradicional (feita e assinada diretamente pelo contador e registrada na junta comercial). As demais empresas são obrigadas a seguir o Sistema Público de Escrituração Contábil (SPED).
Essa diferença é importante porque o prazo para a primeira estruturação é o do Código Civil (quatro meses seguintes ao término do exercício social), conforme artigo 1.078, inciso I. Dai a razão dos colegas terem citado o mês de abril referente ao exercício social fechado (2024).
Porém, se a escrituração for baseada no Sped, as normas da Receita Federal determinarão a data para publicação do balanço. Essas normas variam muito e por vezes, os prazos ali são prorrogados. Para quem faz a escrituração via Sped, hoje, o prazo é o último dia útil do mês de junho (art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013); mas já teve anos em que foi maio, agosto etc.
O Plenário do Tribunal de Contas da União, inclusive, já foi instado a falar sobre essa diferença do prazo do Código Civil e das normas da Receita. E a conclusão dele foi óbvia: é melhor o edital resolver isso, porém, se não acontecer, vai servir a data limite que estiver valendo nas normas da receita. Observe:
“Se não houver cláusula no edital que especifique o exercício a que devam se referir, o balanço patrimonial e demais demonstrações contábeis do exercício imediatamente anterior somente podem ser exigidos se a convocação da licitante para apresentação da documentação referente à qualificação econômico-financeira (art. 31 da Lei 8.666/1993) ocorrer após a data limite definida nas normas da Secretaria da Receita Federal para a apresentação da Escrituração Contábil Digital (ECD) no Sistema Público de Escrituração Digital (Sped)”. Acórdão 2293/2018-Plenário
Com isso, eu creio que você está pronto para ver o edital e as normas da RFB da forma correta.
Redação:
Adiel Ferreira da Silva Júnior, sócio do AFJRADV, professor universitário, coautor das obras “Direito Administrativo: Temas Atuais e Relevantes” (Fórum, 2021) e “O Futuro das Licitações: Perspectivas a partir da Lei nº 14.133/2021” (Publisher Editora, 2022).
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