O uso do WhatsApp em processos de licitações e contratos administrativos desperta uma série de questões importantes.
Recentemente, em nossa consultoria, recebi um caso de uma “alteração informal” da proposta realizada pelo whatsapp: o preço do valor estimado pela administração era muito inferior ao produto descrito no Termo de Referência e, por whatsapp, o licitante resolveu oferecer um produto inferior que atendesse a demanda descrita e estivesse dentro do valor.
Na conversa, após perguntar se poderia aceitar o produto alternativo, recebeu um emoji: “👍”. Sendo assim, o licitante foi o único a apresentar a proposta (já que ninguém ousaria se comprometer com um valor tão baixo) e, atendendo aos critérios de habilitação, venceu o certame.
Na condição de licitante, o que você compreenderia a partir desta resposta? O final da história contaremos ao final desse artigo.
Será que essa prática, tão comum e aparentemente prática, realmente garante a integridade dos procedimentos públicos?
Quais são os riscos para a legalidade e a segurança jurídica ao optar por comunicações informais?
O que acontece quando princípios constitucionais, como o devido processo legal e a ampla defesa, são colocados em jogo?
Além disso, como as leis específicas, como a Lei nº 14.133/2021 e a Lei nº 9.784/1999, tratam essa questão?
Visando esclarecer as dúvidas dos clientes sobre o tema, este artigo abordará os aspectos referente a esse tema e as últimas atualizações, divididos nos seguintes tópicos:
Comunicações pelo WhatsApp são válidas em licitações e contratos?
Quais são os riscos para a integridade e o compliance ao usar o WhatsApp?
Conclusão
IMPORTANTE: você está passando por alguma das situações abaixo?
“Fui inabilitado ou desclassificado indevidamente e preciso reverter esta situação rapidamente”
“Recebi uma penalidade injusta e preciso me defender adequadamente”
"Tive um prejuízo na execução do contrato e preciso de uma estratégia rápida"
Saiba que este artigo aborda o tema de forma teórica e pode não ser diretamente aplicável ao seu cenário específico.
Se deseja discutir a situação da sua empresa ou entidade, por favor, entre em contato conosco:
Prof. Adiel Ferreira Jr
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Atendimento: seg. a qui. (9h às 17h) e sex. (9h às 12h):
I – Comunicações pelo WhatsApp são válidas em licitações e contratos?
O uso do WhatsApp em licitações e contratos administrativos levanta uma questão delicada: será que as comunicações realizadas pelo aplicativo de mensagens têm validade como prova em processos formais? Embora o aplicativo seja amplamente utilizado pela sua praticidade, é importante avaliar se ele oferece as garantias necessárias de segurança e autenticidade.
O Superior Tribunal de Justiça (STJ), em decisões como os casos RHC 99.735/SC e RHC 133.430/PE, já rejeitou "prints" de conversas pelo WhatsApp como meio de prova válido.
A justificativa reside na vulnerabilidade dessas mensagens, que podem ser facilmente alteradas ou manipuladas sem deixar qualquer vestígio, comprometendo a integridade das informações apresentadas.
O conteúdo do WhatsApp também enfrenta desafios técnicos em relação à criptografia ponta a ponta. Essa tecnologia, embora proteja a privacidade das mensagens, impede que registros sejam armazenados em servidores externos.
Como resultado, nem mesmo a empresa proprietária do aplicativo consegue garantir a integridade das conversas trocadas.
Essa lacuna técnica é frequentemente destacada pela jurisprudência, que reforça a necessidade de registros oficiais e sistemas próprios da Administração para garantir a confiabilidade e a autenticidade das comunicações.
Na prática, muitos licitantes têm sofrido graves consequências pelo uso inadequado do WhatsApp para tratar questões administrativas.
É comum atendermos casos em que ajustes contratuais ou decisões sobre execuções de serviços foram feitos exclusivamente por mensagens no aplicativo, sem qualquer registro formal posterior. O resultado? Prejuízos financeiros, contestações jurídicas e, em alguns casos, processos de penalização que poderiam ter sido evitados com uma formalização adequada.
Para quem deseja uma análise jurídica mais aprofundada sobre como os tribunais vêm tratando o uso do WhatsApp em contextos administrativos, recomendamos a leitura do artigo “Licitações e contratos: processo não tramita por WhatsApp”, inspiração para este artigo, publicado na revista eletrônica Consultor Jurídico.
II – Quais são os riscos para a integridade e o compliance ao usar o WhatsApp?
O WhatsApp, apesar de sua popularidade e praticidade, levanta questões críticas quando utilizado em processos de licitações e contratos administrativos.
Será que essa ferramenta, tão comum, é adequada para tratar assuntos que exigem formalidade, rastreabilidade e segurança jurídica? A informalidade inerente ao aplicativo pode colocar em risco princípios essenciais da Administração Pública, como a legalidade, a publicidade e a transparência.
Entre os principais riscos associados ao uso do WhatsApp nesses contextos, destacam-se:
Mistura de assuntos pessoais e profissionais: Essa prática dificulta a separação de interesses e abre margem para conflitos éticos. Quando decisões administrativas se confundem com diálogos informais, torna-se mais difícil garantir a imparcialidade necessária ao processo.
Falta de registros formais: Sem a formalização adequada, as comunicações realizadas pelo aplicativo não são auditáveis. Isso impede a rastreabilidade das decisões, dificultando a identificação de responsabilidades e fragilizando o controle e a fiscalização dos atos administrativos.
Vulnerabilidade à manipulação: Mensagens trocadas no WhatsApp podem ser alteradas ou interpretadas de forma ambígua, comprometendo a confiabilidade das informações e expondo as partes envolvidas a questionamentos futuros.
A informalidade do WhatsApp, embora conveniente, pode comprometer seriamente a integridade dos processos administrativos.
No âmbito do compliance, essa prática viola frequentemente normas internas de empresas e órgãos públicos que exigem o uso de canais oficiais para proteger informações sensíveis e assegurar o cumprimento das regulamentações legais.
Ao ignorar essas diretrizes, gestores e empresas se expõem não apenas a riscos de sanções legais, mas também a prejuízos reputacionais que podem abalar a credibilidade de suas operações.
Outro aspecto importante é a falta de rastreabilidade nos processos que envolvem recursos públicos.
Decisões tomadas sem registros formais podem gerar dúvidas sobre sua legitimidade, prejudicando a transparência e a confiança nos processos licitatórios.
O impacto dessa ausência de formalização não se limita à esfera jurídica, mas também atinge a eficiência administrativa e a imagem institucional de quem desconsidera boas práticas de compliance.
Ainda que as complicações jurídicas sejam evidentes, é inegável que o WhatsApp continuará sendo usado em algumas situações, especialmente durante a execução de contratos.
Diante disso, torna-se indispensável mitigar os riscos associados à sua utilização. Uma prática recomendada é formalizar todo conteúdo tratado via aplicativo, seja por meio de e-mails ou registrando as decisões nos sistemas oficiais da Administração.
Essas ações demonstram boa-fé, reforçam a segurança jurídica e ajudam a evitar mal-entendidos.
Ao adotar práticas formais e priorizar os canais oficiais, empresas e gestores não apenas evitam problemas legais, mas também fortalecem a confiança e a integridade de seus processos.
Integridade e compliance, nesse contexto, deixam de ser apenas exigências legais e tornam-se elementos estratégicos para assegurar a eficiência, a legitimidade e a transparência nas contratações públicas.
Por fim, contar com orientação especializada ao longo de todo o processo pode ser determinante para empresas que desejam navegar pelas complexidades dos contratos administrativos sem comprometer sua reputação ou enfrentar riscos jurídicos.
III – Conclusão
O uso do WhatsApp em licitações e contratos administrativos compromete a segurança jurídica e a conformidade com os princípios constitucionais e legais. Sistemas oficiais são indispensáveis para assegurar transparência e publicidade, protegendo os interesses das partes envolvidas.
No caso do “👍” contado no início, infelizmente, após a assinatura do contrato, houve uma realocação dos servidores e a nova autoridade responsável pela fiscalização do contrato não reconheceu a “alteração informal” via whatsapp e exigiu que houvesse a entrega do produto conforme o Termo de Referência e a proposta (que se resumiu a copiar e colar as características genéricas descritas no edital), sob pena de aplicação das sanções previstas em lei e, apesar dos esforços de negociação do fornecedor, nada foi feito.
Essa licitação estava errada de muitas maneiras desde a sua concepção, porém, por conta do uso indevido do whatsapp, esses erros acabaram indo longe demais.
Se você deseja evitar os riscos de práticas informais e garantir que seus processos estejam em conformidade com a legislação, quanto seria para você garantir tranquilidade e segurança jurídica?
Entre em contato conosco:
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