TCU proíbe uso de e-mail em licitações e manda anular pregão milionário no Rio

Em decisão que expõe uma prática ainda comum em órgãos federais, o Plenário do Tribunal de Contas da União (TCU) considerou irregular o uso de e-mail comum para a realização de diligências junto a licitantes, em substituição ao sistema oficial de compras do governo.

O entendimento consta do Acórdão 1742/2026, relatado pelo ministro Benjamin Zymler, em julgamento de representação sobre irregularidades no Pregão Eletrônico 90.006/2025, conduzido pelo Hospital Federal dos Servidores do Estado, no Rio de Janeiro. O Tribunal determinou a anulação do certame.

O caso envolvia a contratação de projetos de arquitetura e engenharia para a reforma do Centro Cirúrgico Geral do hospital, avaliada em R$ 952.455,05. Ao longo do processo, ficou constatado que o pregoeiro havia solicitado esclarecimentos e documentos a licitantes por e-mail, em vez de utilizar a ferramenta própria disponibilizada pelo Portal de Compras do Governo Federal.

Segundo o acórdão, essa substituição de canal representa afronta direta aos princípios que regem as licitações públicas. O Tribunal registrou que a prática ocorreu "em prejuízo aos princípios da publicidade, da eficiência, da transparência, da segurança jurídica e da celeridade", previstos no artigo 5º da Lei nº 14.133/2021, a Nova Lei de Licitações.

No voto, o ministro Benjamin Zymler foi enfático ao afastar a tese de que se trataria de mero formalismo. Para ele, "a observância do meio institucional previsto para a prática dos atos processuais não constitui formalismo vazio, mas garantia de publicidade, rastreabilidade, simultaneidade de ciência e integridade do histórico do certame".

O relator ainda destacou que "o emprego de canal paralelo, sem amparo no regramento do procedimento e sem a mesma transparência inerente ao sistema oficial, fragiliza a confiança no processo decisório e dificulta o controle externo e social sobre os atos praticados".

O próprio hospital reconheceu a falha durante a instrução do processo e informou ao Tribunal que passaria a realizar diligências exclusivamente pelo sistema oficial.

Adiel Ferreira Jr, professor e advogado em Direito Administrativo, avalia que o principal problema da prática está na dificuldade de rastreamento. Segundo ele,

"não há como provar ou, no mínimo, apontar com clareza onde está o prejuízo para a administração ou para os concorrentes" quando a comunicação ocorre fora do sistema oficial.

O professor questiona ainda a integridade do que é juntado aos autos nesses casos:

"quem garante que a conversa se limitou àquele corpo de e-mail específico? Ou que realmente se juntou o inteiro teor do conteúdo posto à disposição pelo licitante vencedor?"

Para Ferreira Jr, a decisão do TCU tem o mérito de reforçar um valor que vai além da simples burocracia. Ele afirma que "este é um belo exemplo em que a formalidade serve para garantir mais conformidade, governança e transparência ao processo administrativo em prol do interesse público", e cumprimenta o posicionamento adotado pelo relator no julgamento.

Na prática, a decisão sinaliza que órgãos públicos não poderão mais tratar o e-mail como canal alternativo válido para diligências em processos licitatórios eletrônicos.

Ainda que a comunicação por e-mail pareça mais ágil no dia a dia, o TCU deixa claro que a ausência de rastreabilidade e simultaneidade de ciência compromete a segurança jurídica do certame, podendo levar à sua anulação.

Em caso de dúvidas, o leitor pode entrar em contato com Adiel Ferreira Jr, professor e advogado em Direito Administrativo, pelo e-mail professor@adielferreirajr.com e telefone 81 98601-3441.