Os Quatro Erros Mais Comuns na Substituição Tributária do ICMS

O que é a substituição tributária?

É um instituto jurídico que permite a transferência da obrigação do recolhimento de um imposto de uma ou várias pessoas que estão em uma cadeia de produção.

Na prática, pode-se dizer que a substituição tributária é a cobrança do imposto de venda do produto no momento em que ele sai da indústria, ou seja, em vez da cobrança ser feita quando ocorre a venda (fato gerador do imposto), ela é cobrada antecipadamente.

Quem são os sujeitos da relação jurídica?

Contribuinte substituto: é aquele responsável por efetuar a retenção e/ou recolhimento do ICMS.

Contribuinte substituído: é aquele que receberá a mercadoria já com o ICMS retido na fonte pelo contribuinte substituto. No caso do contribuinte substituído, ele não se credita e nem se debita de imposto uma vez que é dispensado do pagamento do ICMS pela comercialização das mercadorias recebidas, já que o imposto já foi retido por substituição tributária pelo contribuinte substituto.

Conheça os quatro erros mais comuns na substituição tributária:

1) Não identificar corretamente o produto, a mercadoria e o destino

É válido frisar que a incidência da substituição tributária sobre o ICMS é definida exclusivamente em relação ao produto movimentado. Com isso, a sua correta identificação é fundamental para saber se o produto que será transportado para outro Estado está sujeito ou não a substituição tributária. Uma carga de fraldas descartáveis, por exemplo, pode ser enquadrada como produto cosmético em um acordo, ou como produto farmacêutico em outro convênio. Daí a importância de levantar todas as informações básicas para determinar a substituição tributária.

Por consequência, não são todos os produtos industrializados que estão sujeitos ao regime de recolhimento via substituição tributária. O Conselho Nacional de Política Fazendária (Confaz) mantém uma lista com todos os produtos e seus códigos de substituição tributária, chamados CEST. Atualmente essa lista é definida pelo Convênio ICMS 142/18.

Em resumo, essa identificação é imprescindível para determinar se o produto está sujeito ou não à substituição tributária e qual valor será aplicado de acordo com a origem e destino.

2) Pensar que a legislação não sofre alterações de um mês para o outro

Esse é um erro cometido pela maioria dos contribuintes (não se restringe somente a substituição tributária). A legislação tributária pode mudar a qualquer momento! Em razão disso, não é só porque o contribuinte realizou uma operação há três meses atrás, que uma nova operação semelhante praticada agora, terá o mesmo tratamento tributário.

3) Achar que a multa aplicada por erro na documentação é “pequena”

Caso ocorra algum tipo de fiscalização, se a sua documentação não estiver 100%, além da multa, existe uma boa chance de a carga ser retida e contribuinte ter grandes dificuldades para fazer a liberação.

O percentual da multa varia de acordo com a legislação de cada Estado. Certamente pensar que a multa é “leve”, seria um grande equívoco. A legislação fluminense, por exemplo, estabelece multa no percentual de 75% do valor do imposto quando houver falta de emissão de documento fiscal ou emissão de documento inidôneo, nos casos em que o imposto não tenha sido retido (art. 61, II, da Lei nº 2.657/96).

4) MEI pensar que não pode ser responsável pelo pagamento do ICMS-ST

Por fim, conforme dispõe o art. 103, V, da Resolução CGSN 140/18, na vigência da opção pelo MEI do recolhimento em valores fixos mensais, não lhe pode ser atribuída a qualidade de substituto tributário. Entretanto, isso não impede que ele seja responsável solidário pelo recolhimento do imposto devido por substituição tributária. Deste modo, caso ele receba mercadoria sujeita à substituição tributária sem a devida retenção, o MEI deverá recolher o imposto relativo à substituição tributária.